اسکن اسناد و مدارک

نرم افزار مديريت فايل مدارک و اسناد

نرم افزار هاي مديريت اسناد مختلفي وجود دارند و تعداد آنها محدود نيست. اين نرم افزار ها در برخي از موارد و ويژگي هاي مهم و کليدي مشترک و مشابه يکديگر هستند. ما در ادامه ي اين مطلب اين ويژگي ها را مورد بررسي قرار مي دهيم ، پس براي آگاهي بيشتر در اين باره با ما همراه باشيد. 

ويژگي هاي نرم افزار مديريت فايل  اسناد

اين نرم افزار هاي مديريتي داراي ويژگي هاي بسيار زيادي هستند که براي برخي از شرکت ها و ادارات مفيد و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بايگاني اسناد چه فيزيکي چه ديجيتالي


• عدم محدوديت در تعداد اسناد قابل بايگاني


• امکان تعريف دسته ها و فولدر بندي بي شمار


• امکان تعريف دسترسي در سطوح مختلف بصورت نامحدود


• قابليت ايجاد ساختار شاخه اي از يک بايگاني به بايگاني ديگر


• داراي ابزارهايي براي کپي کردن يک دسته بندي از يک بايگاني براي بايگاني ديگر ، جهت صرفه جويي در زمان

• قابليت تعريف سطوح دسته بندي مختلف


• داراي ابزارهايي جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف


• قابليت مشاهده محتويات يک سند حين جستجو در بايگاني مربوط به آن


• قابليت انتقال اسناد از يک نرم افزار آرشيو به نرم افزار آرشيو ديگر


• قابليت مخفي کردن برخي اسناد براي دسترسي هاي سطوح مختلف يا محدود کردن آن ها به دسترسي فقط خواندن و….


• قابليت تعريف کاربران مختلف با سطوح دسترسي مختلف بدون محدوديت


• پشتيباني از فرمت هاي مختلف مانند jpeg ، pdf و…………


• قابليت گردش اسناد روي بستر اتوماسيون اداري

برترين نرم افزار ايجاد دبيرخانه

يکي از مواردي که مشکل شايعي در زمينه ي بايگاني ادارات و شرکت ها محسوب مي شود دبير خانه است که محل رد و بدل سازي حجم عظيمي از نامه هاي کاغذي و اداراي است. در رابطه با بايگاني اسناد به روش ديجيتال پيش از اين صحبت کرده ايم. اما آيا نرم افزاي براي ايجاد دبيرخانه نيز موجود است ؟ در ادامه بيشتر به اين مسئله خواهيم پرداخت. 

1- نرم افزار دبيرخانه آدا

نرم افزار دبيرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاري آدا يکي از بهترين و پر قدرت ترين نرم افزار هاي دبيرخانه در کشور مي باشد اين نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربري، و امکانات در نوع خود بي نظير است. خدمات پس از فروشي که براي اين ورژن در نظر گرفته شده خيال شما عزيزان را براي خريد اين سيستم آسوده مي کند در اين سيستم ثبت و گردش کليه مکاتبات سازمان بصورت الکترونيکي و بي نياز از جابجايي فيزيکي نامه انجام مي شود، تصوير اصل نامه ها و يا هر گونه سند ديگري در اين سيستم به روش الکترونيکي آرشيو مي شود.

مديريت اسناد

ثبت دائمي اسناد

سيستم دبيرخانه بدون کاغذ با برچيدن روشهاي سنتي و سرعت بخشيدن به امور اداري باعث افزايش ضريب اطمينان و دقت، در جهت جلوگيري از اتلاف وقت و پراکندگي اسناد و همچنين ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات موجب حرکت به سوي استاندارد هاي نوين فن آوري جهان در اين رابطه گرديده است. در کنار تمامي قابليت هايي که يک نرم افزار دبيرخانه بايد داشته باشد از ويژگي هاي در خور توجه سيستم قابليت ايميل سرور، تعريف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم هاي ويژه، گزارشگيري قوي و غيره مي باشد. اين نرم افزار مديريت اسناد در ايران طرفداران بسيار زيادي دارد.

برخي از امکانات نرم افزار دبيرخانه:

• امکانات اسکن و بايگاني


• هشدار براي نامه هاي تکراري


• دسترسي براي نامه هاي محرمانه


• ثبت نامه در تمامي دبيرخانه هاي تعريف شده


• چارت سازماني بصورت درختواره همراه با کدينگ


• امکان اشتراک گذاري زونکن ها در نرم افزار دبيرخانه


• امکان تعريف کاربران و تعيين سطح دسترسي به دبيرخانه ها


• نرم افزار دبيرخانه قابليت اتصال به انواع اسکنر هاي تک برگي و دسته اي


• پيوست تمامي فايل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …


• امکان تعريف الگو و قالب هاي مختلف جهت تنظيم شماره انديکاتور براي هر دبيرخانه


• پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاريخ و زمان ثبت


• امکان ويرايش بر روي تصاوير اسکن شده و نوشتن متن بر روي تصاوير با استفاده از اديتور و قلم نوري

آشنايي با نرم افزار بانکي

نرم افزار هاي بانکي ابزاري براي تامين زير ساخت هاي مورد نياز در ساخت، استقرار و مديريت محصولات مالي هستند و کاربرد بالايي را دارا مي باشند. در هنگام نگهداري از اطلاعات دارندگان حساب ها و يا پردازش معاملات، مشتري مداري و بانکداري آنلاين و سيار، و بسياري از موارد ديگر اين نرم افزار ها هستند که پاسخگوي نياز بانک ها مي باشند. 

فروشندگان برتر نرم افزارهاي بانکي در بانکداري و همچنين نرم افزارهاي حسابداري فعاليت پيچيده اي انجام مي دهند. آنها به مشتريان مشاوره ارائه مي دهند و نيازهاي دقيق منطبق بر موسسات مالي را درک مي کنند.

فروشندگان برتر اين پلتفرم ها بر انعطاف پذيري و قابل تنظيم بودن، متناسب با تجارب شخصي مشتري و محصولات مالي، تأکيد مي کنند.

فراتر از ويژگي هاي مشترک بين تمامي نرم افزار هاي بانکداري، فروشندگان نرم افزار بانکي سيستم عامل هايي متناسب با نيازهاي بانک هاي مختلف (به عنوان مثال خرده فروشي، شرکتي و غيره) ارائه مي دهند و سيستم عامل هاي بانکي ممکن است ويژگي هاي خاص غير بانکي مانند مديريت محتواي بازاريابي يا توزيع بازاريابي را ارائه دهند. اين امر با توجه به رعايت نکات مربوط در همه جنبه هاي امور مالي و بانکي ، استفاده مي شود.

کاربرد هاي نرم افزار بانکي

ويژگي هاي مشترک نرم افزارهاي اصلي بانکي عبارتند از :

• پردازش معاملات و حساب در بازه زماني دقيق


• براورد کردن محصولات مالي


• رابط کاربري قابل تنظيم و گردش فعاليت مالي


• پورتال و مديريت سلف سرويس مشتري


• پردازش پرداخت آنلاين و پرداخت قبوض


• ثبت محتواي برداشت و واريز از راه دور


• تعامل با مشتري (به عنوان مثال تماس آنلاين)


• رديابي تاريخ معاملات دارنده حساب


• ذخيره داده و اسناد صاحب حساب


• مديريت وجوه چند ارزي


• گردش کار ابزار مالي


• گردش کار حسابداري


• توسعه برنامه موبايل

همه چيز در رابطه با نرم افزار هاي مديريت مستند

مي دانيد که در شرکت ها و ادارات حجم بالايي از اطلاعات و اسناد وجود دارد. به روشي که براي حفظ و ذخيره اين اطلاعات توسط شرکت ها و يا سازمان ها استفاده مي شود، مديريت اسناد مي گويند. مديريت اسناد ممکن است با انواع مختلفي در قالب هاي کاغذ و يا الکترونيک انجام گيرد.

مسئله اين است که اين فرآيند اغلب براي اکثر سازمان ها وقت گير مي باشد و به سختي مورد توجه قرار مي گيرد. به همين دليل وجود يک سيستم مديريت اسناد يا يک نرم افزار مديريت مستند کارآمد براي صرفه جويي در وقت شرکت ضروري است. سيستم هاي مديريت امروز براي ذخيره و مديريت اسناد الکترونيکي به سيستم هاي رايانه اي يا نرم افزار ابري متکي هستند.

سيستم مديريت مستند

سيستم هاي مديريت مستند براي ضبط و سازماندهي انواع اسناد به شکل الکترونيکي استفاده مي شود که در صورت وم يافتن و بازيابي آن آسان است. يک سند در اين حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعريف شده است، شامل هر شيئ يا اطلاعات ثبت شده اي شده که به عنوان يک واحد داده در نظر گرفته مي شود.

يک سند کاغذي مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سيستم مديريت اسناد در قالب الکترونيکي براي بازيابي در آينده ادغام مي شود. سپس سند توسط دسته هايي مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده يا هر مفهوم قابل شناسايي ديگري که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر مي شود.

برخلاف پوشه هاي کابينت پرونده هاي سنتي، يک سيستم مديريت مستند، اسناد را در قالب الکترونيکي ذخيره مي کند تا دسترسي آسان آن توسط پرسنل و مشتريان مجاز امکان پذير شود .

نرم افزار هاي حسابداري

نرم افزار حسابداري، اپليکيشني است که در ثبت گزارشات معاملات شرکت ها به حسابداران کمک کرده و انجام امور اين چنيني را تسريع و تسهيل مي سازد. کارکرد اين برنامه ها در کالا هاي مختلف تفاوت داشته و متغيير است. در ادامه به بررسي بيشتر اين موضوع و معرفي چند نرم افزار حسابداري خواهيم پرداخت. 

شرکت هاي بزرگتر ممکن است تصميم بگيرند که يک راه حل سفارشي را که تعداد زيادي اطلاعات را از بخشهاي مختلف ادغام مي کند، پياده سازي کنند‌. شرکت هاي کوچک اغلب کالا هاي آماده مصرف را انتخاب مي کنند. اما اين بخش نيز در ديجيتال سازي اسناد موثر است.شرکتهاي مختلف نسبت به کاري که انجام مي دهند، انتظارات متفاوتي از نرم افزارهاي حسابداري دارند. برخي ممکن است فقط برنامه اي براي کالا هاي آماده مصرف داشته باشند، در حالي که برخي ديگر به برنامه اي سفارشي و پيچيده نياز دارند.

نرم افزار مديريت اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد

اما به طور کلي اين برنامه ها انجام ، فهم و تجزيه و تحليل محاسبات حسابداري را آسان مي کند. فضاي کمتري از دفتر براي نرم افزار حسابداري مورد نياز است، زيرا استفاده از داده هاي فيزيکي را منسوخ کرده و اين باعث صرفه جويي در هزينه هاي اجاره مي شود.

نرم افزار حسابداري بازيابي داده هاي حسابداري قديمي را آسان تر مي کند، که براي حسابرسي هاي داخلي و خارجي مفيد است.

درک نرم افزار هاي حسابداري

نرم افزار حسابداري منبعي فوق العاده مهم براي کسب و کار مدرن مي باشد . اين نرم افزار امکان رديابي دقيق معاملات مالي و گزارش و تجزيه و تحليل فوري را فراهم مي کند. قبل از استفاده از اين برنامه ها ، اين کارها بايد با استفاده از مجلات معاملات بزرگ توسط نيروي انساني انجام مي شد.

گزارش هاي موقت به دليل کارهايي که در تحکيم مطالب دستي انجام مي شود، عموما غير عملي بودند. نرم افزار حسابداري اين وظايف را به طور خودکار انجام مي دهد، هزينه هاي حسابداري را کاهش داده و تصميم گيري مالي بهتر را از طريق گزارش به موقع امکان پذير مي کند.